AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD DE LA LEY DE PORTABILIDAD Y RESPONSABILIDAD DEL SEGURO MÉDICO (HIPAA) 

Alcance del Aviso

Este Aviso de Prácticas de Privacidad (“Aviso”) se aplica a toda la Información Protegida de la Salud acerca de usted (el paciente) que Imagine Pediatrics, PLLC almacene o transmita (junto con sus entidades afiliadas e Imagine Pediatrics, PLLC, “nosotros,” “nuestro,” o “nos”). La Información Protegida de la Salud se refiere a la información de la salud que pueda identificarse individualmente sobre sus enfermedades físicas o de salud mental pasadas, presentes o futuras, o sobre el pago del cuidado de salud o sobre el cuidado brindado a usted. La Información Protegida de la Salud puede incluir información sobre su enfermedad o su tratamiento, sus exámenes e imágenes de diagnóstico e información de salud relacionada.  
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Nuestras Responsabilidades

Su privacidad es importante para nosotros. La ley nos exige que mantengamos la privacidad de la Información Protegida de la Salud, que avisemos a las personas acerca de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad en relación con la información protegida de la salud, y que notifiquemos a las personas afectadas por una filtración de información protegida de la salud no resguardada. Debemos seguir las prácticas de privacidad que se describen en este Aviso mientras esté vigente. 

Cómo Podemos Utilizar y Divulgar su Información Protegida de Salud

Las siguientes categorías describen las diferentes maneras en las que podemos usar y divulgar su Información Protegida de la Salud sin su autorización escrita. La lista no incluye todos los usos o las divulgaciones dentro de cada categoría. Su Información Protegida de la Salud puede almacenarse en papel, electrónicamente o de otra forma y puede divulgarse electrónicamente y por otros medios. 
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Tratamiento.  Podemos usar y divulgar su Información Protegida de la Salud para su tratamiento. Por ejemplo, podemos divulgar su Información Protegida de la Salud a un especialista al cual lo referimos. 
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Pago. Podemos usar y divulgar su Información Protegida de la Salud para obtener reembolsos por el tratamiento y los servicios que usted reciba de nosotros u otra entidad que participe de su cuidado. Las actividades de pago incluyen la facturación, cobranzas y la administración de reclamos. Estas actividades también incluyen las determinaciones de elegibilidad y cobertura para obtener el pago de parte de usted, de una compañía de seguros o de otro tercero. Por ejemplo, podemos enviar a su proveedor del seguro de salud reclamos que contengan determinada Información Protegida de la Salud. 
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Operaciones del cuidado de salud.  Podemos usar y divulgar su Información Protegida de la Salud en relación con nuestras operaciones del cuidado de salud. Las operaciones del cuidado de salud incluyen las actividades de evaluación y mejora de la calidad, la coordinación de servicios legales, la realización de programas de capacitación, la revisión de la aptitud y las certificaciones de los profesionales del cuidado de salud, y las actividades de licenciamiento. También podemos usar su Información Protegida de la Salud para avisarle acerca de nuestros productos y servicios relacionados con la salud, para recomendarle opciones o alternativas de tratamientos posibles que podrían interesarle, para enviarle encuestas de satisfacción del paciente, o para enviarle recordatorios de citas. Podemos hacer divulgaciones incidentales de Información Protegida de la Salud limitada, como enviarle correspondencia por correo con su nombre en el sobre. 
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Socios comerciales.  Podemos divulgar su Información Protegida de la Salud a uno o más de nuestros proveedores de servicios, llamados “socios comerciales”, para que nos brinden servicios a nosotros o en nuestro nombre. Nuestros socios comerciales están obligados por contrato escrito a proteger su Información Protegida de la Salud y, en general, a proteger su privacidad según lo exigido por la ley. 

Intercambios de información de la salud. Podemos participar en uno o más Intercambios de Información de la Salud (HIE) y podemos compartir su Información Protegida de la Salud de manera electrónica con otros participantes del HIE para los fines del tratamiento, el pago, las operaciones del cuidado de salud y otros fines permitidos. Los HIE permiten que sus proveedores de cuidado de salud accedan de manera eficiente a su Información Protegida de la Salud (PHI) y puedan usarla según sea necesario para el tratamiento y para otros fines permitidos por la ley.

Pacientes del Distrito de Columbia 

Decidimos participar del Sistema de Información Regional de Chesapeake para nuestros Pacientes (CRISP), un HIE regional que presta servicios en el Distrito de Columbia. El CRISP también está afiliado a otros HIE y comparte información con ellos. Esto incluye los HIE de Alaska, Connecticut, Maryland y Virginia Occidental. Según lo permitido por la ley, su información de salud se compartirá en este intercambio para brindar un acceso más rápido, una mejor coordinación del cuidado y para ayudar a los proveedores y los funcionarios de salud pública a tomar decisiones más informadas. Puede “excluirse” y deshabilitar el acceso a su información de salud disponible a través del CRISP. Para ello, llame al 1-877-952-7477 o complete y envíe un formulario de Exclusión al CRISP por correo, por fax o a través de su sitio web: www.crispdc.org.  
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Personas involucradas en su cuidado o en el pago de su cuidado.  Podemos divulgar su Información Protegida de la Salud a sus familiares o amigos, o a cualquier otra persona que usted identifique como participante de su cuidado o del pago de su cuidado. Además, si una persona tiene por ley la autoridad de tomar decisiones de cuidado de salud por usted, podemos divulgar información sobre usted a este representante del paciente y tratarlo de la misma manera en la que lo trataríamos a usted en lo que respecta a su Información Protegida de la Salud. También podemos divulgar su Información Protegida de la Salud a una entidad pública o privada que esté autorizada por la ley a colaborar en tareas de asistencia ante desastres o para avisarle a un familiar o representante personal acerca de su ubicación, su estado general o su fallecimiento. 
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Según lo exigido por la ley.  Podemos usar o divulgar su Información Protegida de la Salud cuando la ley lo exija. Por ejemplo, podemos divulgar su Información Protegida de la Salud al Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos si dicho departamento solicita la información para determinar si cumplimos con la ley federal de privacidad. 
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Actividades de salud pública. Podemos divulgar su Información Protegida de la Salud a las autoridades de salud pública que estén autorizadas por la ley con fines relacionados con las actividades de salud pública, como la prevención o el control de enfermedades, lesiones o discapacidades. También podemos divulgar su Información Protegida de la Salud a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad transmisible o que, en general, pueda estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición médica, si nosotros, o una autoridad de salud pública, estamos autorizados por la ley a notificarle a esta persona según sea necesario en la realización de una intervención o investigación de salud pública. 

Constancia de vacunación para escuelas. Podemos divulgar su PHI a una escuela de la cual usted es estudiante actual o futuro estudiante, pero únicamente para divulgar la constancia de vacunación donde la escuela tenga la obligación, por la ley estatal u otra ley, de tener una constancia de vacunación. Solamente divulgaremos su constancia de vacunación si podemos obtener y documentar un acuerdo de divulgación por parte de uno de los padres, un tutor u otra persona que actúe en lugar de los padres, o de usted, si es un menor emancipado.

Actividades de supervisión de salud. Podemos divulgar su Información Protegida de la Salud a una agencia de supervisión de salud para actividades autorizadas por la ley, como auditorías, investigaciones, inspecciones y acciones de licenciamiento.  

Aplicación de la ley. Podemos divulgar su Información Protegida de la Salud con fines de aplicación de la ley según lo permitido por la HIPAA, según lo requerido por la ley o como respuesta a una orden judicial o administrativa. 

Procesos judiciales y administrativos. Podemos divulgar su Información Protegida de la Salud como respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos divulgar su información de salud en respuesta a una citación, una solicitud de pruebas u otro procedimiento legal iniciado por otra parte involucrada en la disputa, pero solo si se han realizado esfuerzos, ya sea por la parte solicitante o por nosotros, para informarle acerca de la solicitud o para obtener una orden que proteja la información solicitada. 

Amenaza grave a la salud o la seguridad. Podemos usar o divulgar su Información Protegida de la Salud cuando la ley lo permita para evitar una amenaza seria e inminente a la salud o la seguridad pública o de una persona. 

Funciones gubernamentales específicas. En la medida en que corresponda, podemos divulgar su Información Protegida de la Salud para funciones gubernamentales específicas, que incluyen las actividades militares y de veteranos, actividades de seguridad nacional e inteligencia y las instituciones correccionales. 

Seguro de accidentes laborales. En la medida en que corresponda, podemos divulgar su Información Protegida de la Salud en la medida en que esté autorizado y sea necesario para cumplir con las leyes relacionadas con el seguro de accidentes laborales u otros programas similares establecidos por la ley. 

Médicos forenses, médicos legistas y directores de funerarias. Podemos divulgar su Información Protegida de la Salud a un médico forense o médico legista. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o para determinar la causa del fallecimiento. También podemos divulgar su Información Protegida de la Salud a los directores de funerarias, de acuerdo con la ley vigente, para permitirles realizar su función. 

Investigación. Podemos usar o divulgar su Información Protegida de la Salud con fines de investigación en circunstancias limitadas, que incluyen el caso de que una junta de revisión institucional o una junta de privacidad hayan revisado la propuesta de investigación y hayan establecido un proceso para garantizar la privacidad de la información solicitada y hayan aprobado la investigación.  

Donación de órganos. Podemos usar y divulgar información a las entidades involucradas en la obtención de órganos, ojos y tejidos, su almacenamiento en bancos y los trasplantes para asistir con la donación o los trasplantes. 

Datos limitados y datos sin identificación personal. Podemos quitar la mayor parte de la información que lo identifica a usted de un conjunto de datos y divulgar estos datos con fines de investigación y de operaciones de salud pública y cuidado de salud, siempre y cuando los destinatarios de estos datos acepten mantener su confidencialidad. También podemos quitar los datos de identificación personal de su Información Protegida de la Salud y usar y divulgar la información que no permita identificarlo personalmente para los fines permitidos por la ley. 

Otros usos y divulgaciones de la Información Protegida de la Salud 

En cualquier otro caso no identificado en este Aviso, le pediremos su autorización antes de usar o divulgar información acerca de usted. La mayoría de los usos y las divulgaciones de Información Protegida de la Salud con fines de mercadotecnia y divulgaciones que constituyan una venta de la información de salud se harán solamente con su autorización escrita. Usted puede revocar su autorización por escrito en cualquier momento. Cuando se reciba la revocación escrita, dejaremos de usar o de divulgar su Información Protegida de la Salud con el fin autorizado previamente, excepto en la medida en que ya hayamos tomado medidas en base a la autorización. 

Sus derechos en relación con la Información Protegida de la Salud 

Derecho al acceso. Usted tiene el derecho de revisar su Información Protegida de la Salud que nosotros registramos y obtener copias de ella, y de indicarnos que le enviemos su Información Protegida de la Salud que hemos almacenado en un registro de salud electrónico a otra persona designada por usted, con excepciones limitadas, según lo estipulado en 45 CFR § 164.524. Este derecho aplica a la PHI usada para tomar decisiones con respecto a usted o el pago de su cuidado, sujeto a excepciones limitadas. Usted debe hacer la solicitud por escrito a la dirección indicada al final de este Aviso. En la mayoría de los casos, le daremos acceso a usted, o a la persona que usted designe, dentro de los 30 días de su solicitud o, si corresponde, en un plazo más breve exigido por la ley. Si solicita información que almacenamos en papel, podemos enviarle fotocopias. Si solicita información que almacenamos de manera electrónica, usted tiene derecho a una copia electrónica. Usaremos la forma y el formato que usted solicite si puede brindarse fácilmente. Le cobraremos una tarifa razonable basada en el costo, correspondiente al costo de los suministros y al trabajo de realizar las copias, y por los gastos de envío si desea que las copias se le envíen por correo. Si se le deniega la solicitud de acceso, en algunas circunstancias tiene el derecho de que la denegación se revise de acuerdo con los requisitos de la ley vigente.  

Derecho a solicitar correcciones. Usted tiene el derecho de solicitar que corrijamos su Información Protegida de la Salud si considera que la información no es exacta o está incompleta, según lo estipulado en 45 CFR § 164.526. Para solicitar la corrección de su información de salud, debe enviar la solicitud por escrito a la dirección indicada al final de este Aviso. La solicitud debe explicar por qué debe corregirse la información. Podemos denegar su solicitud en ciertos casos. 

Derecho a un informe de divulgaciones. Usted tiene el derecho de recibir un informe de determinadas divulgaciones de su Información Protegida de la Salud, según lo estipulado en 45 CFR § 164.528. Para solicitar un informe de las divulgaciones de su información de salud, debe enviar la solicitud por escrito a la dirección indicada al final de este Aviso. Si solicita más de un informe de divulgaciones dentro de un período de 12 meses, nos reservamos el derecho de cobrarle una tarifa razonable basada en el costo por cada solicitud subsiguiente. 

Derecho a solicitar una restricción. Usted tiene el derecho de solicitar restricciones adicionales a ciertos usos y divulgaciones de su Información Protegida de la Salud para el tratamiento, el pago o las operaciones de cuidado de salud, según lo estipulado en 45 CFR § 164.522(a). Debe presentar su solicitud por escrito. No estamos obligados a aceptar su solicitud. Solamente estamos obligados a aceptar su solicitud si es para restringir las divulgaciones a un plan de salud con el fin de la realización de un pago o de las operaciones de cuidado de salud, y si la información concierne solamente a un artículo o servicio de cuidado de salud por el cual usted, o una persona en nombre de usted (que no sea el plan de salud), nos ha pagado la totalidad de su propio bolsillo. 

Derecho a solicitar una comunicación alternativa. Usted tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted acerca de su Información Protegida de la Salud a través de medios alternativos o en ubicaciones alternativas, según lo estipulado en 45 CFR § 164.522(b). Debe presentar su solicitud por escrito. Su solicitud debe especificar los medios alternativos o la ubicación alternativa y debe dar una explicación satisfactoria de cómo se administrarán los pagos a través del medio alternativo o la ubicación alternativa que usted solicita. Haremos las adaptaciones necesarias para todas las solicitudes razonables. Sin embargo, si no podemos comunicarnos con usted a través de los medios o las ubicaciones que usted haya solicitado, podremos comunicarnos usando la información que tenemos. 

Derecho a una copia impresa de este Aviso. Usted tiene el derecho de recibir una copia impresa de este Aviso si la solicita. 

Si le ha dado a otra persona un poder médico duradero, si otra persona es nombrada como su tutor legal o si otra persona está autorizada por la ley para tomar decisiones de cuidado de salud en nombre de usted (como su padre que tiene la custodia) (conocido como el “representante personal”), esa persona puede ejercer cualquiera de los derechos antes mencionados en nombre de usted. 

Cambios a este Aviso 

Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad y los términos de este Aviso en cualquier momento, siempre y cuando estos cambios estén permitidos por la ley vigente, y de hacer entrar en vigencia nuevas disposiciones de este Aviso para toda la Información Protegida de la Salud que almacenamos. Si hacemos un cambio sustancial a nuestras prácticas de privacidad, cambiaremos este Aviso y publicaremos el Aviso nuevo de manera clara y destacada en cualquier ubicación de consultorios en los que funcionemos, y brindaremos copias del Aviso nuevo a pedido. 

Quejas o Solicitud de más Información

Si quiere más información acerca de nuestras prácticas de privacidad, comuníquese a la dirección a continuación. Si cree que sus derechos de privacidad han sido vulnerados, comuníquese con la funcionaria de privacidad que se menciona a continuación. También tiene derecho a presentar una queja a la funcionaria de privacidad que se menciona a continuación o a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. No tomaremos represalias de ninguna manera en contra de usted por presentar una queja. 
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Oficial de Privacidad: Mariana Pope

Teléfono: (713) 818-1599

Correo electrónico: [email protected]